Pesanan mendadak naik, tapi stok kemasan tiba-tiba habis, adalah salah satu pemicu chaos paling umum di operasional UMKM. Dampaknya bukan cuma keterlambatan kirim, tetapi juga biaya ekstra karena terpaksa beli eceran atau ganti spesifikasi. Pembahasan ini membantu Anda menurunkan risiko putus stok sekaligus menekan biaya lewat cara kerja yang lebih rapi dengan pemasok kemasan.

Pahami sumber risiko putus stok di kemasan

Putus stok kemasan jarang terjadi karena satu faktor saja; biasanya gabungan pola permintaan, lead time pemasok, dan proses internal yang kurang disiplin. Banyak tim terlalu fokus pada harga per unit padahal ketersediaan dan konsistensi pengiriman sering lebih menentukan biaya total. Mulailah dengan memetakan titik rawan pada bisnis Anda.

Di lapangan, penyebab umum antara lain perubahan desain atau ukuran yang membuat stok lama tak terpakai, serta ketergantungan pada satu material yang harganya fluktuatif. Risiko juga meningkat saat memesan dalam jumlah kecil karena pemasok cenderung memprioritaskan pesanan besar. Untuk bisnis musiman seperti hampers atau minuman botolan, proyeksi yang meleset bisa langsung menguras stok kemasan.

Untuk memperjelas, bagi kemasan jadi dua kelompok: kemasan inti yang wajib ada agar produk bisa dikirim, dan kemasan pendukung yang bisa diganti tanpa mengganggu fungsi. Fokus pengendalian stok sebaiknya dimulai dari kemasan inti seperti botol, cup, pouch, carton box, atau label utama. Dengan klasifikasi ini Anda bisa mengalokasikan perhatian dan anggaran lebih tepat.

Bangun sistem pemesanan yang menurunkan biaya total

Menekan biaya tidak selalu berarti membeli sebanyak-banyaknya atau memilih yang paling murah. Biaya total meliputi harga unit, ongkos kirim, biaya penyimpanan, risiko rusak atau obsolete, dan biaya gangguan operasional saat barang terlambat. Sistem pemesanan yang sehat menyeimbangkan semua komponen itu.

Mulailah dari data sederhana: pemakaian rata-rata per minggu dan lead time aktual pemasok, bukan hanya yang tertulis di penawaran. Dari situ Anda bisa menetapkan reorder point yang realistis, yaitu kapan harus order lagi sebelum stok menyentuh batas aman. Banyak usaha kecil terbantu dengan rumus sederhana: stok minimum = pemakaian harian x lead time (hari) + buffer untuk variasi permintaan.

Jika permintaan Anda fluktuatif, negosiasikan skema yang mengurangi risiko tanpa menumpuk stok. Contohnya split delivery: satu PO untuk total kuantitas tertentu namun pengiriman dibagi beberapa tahap sesuai kapasitas gudang. Untuk item mahal seperti botol custom atau printing khusus, split delivery sering lebih aman daripada menimbun sekaligus.

• MOQ dan price break: minta tabel harga berdasarkan kuantitas, lalu hitung titik optimal dengan mempertimbangkan biaya simpan.
• Jadwal order tetap: misalnya setiap tanggal 5 dan 20, supaya produksi pemasok dan cashflow Anda lebih stabil.
• Buffer untuk item kritikal: simpan buffer khusus untuk kemasan inti yang sulit substitusi.
• Standarisasi spesifikasi: batasi variasi ukuran dan jenis agar volume per SKU meningkat dan harga jadi lebih kompetitif.
• Freight efficiency: konsolidasikan beberapa item dalam satu pengiriman untuk menekan ongkir per unit.

Contoh singkat: sebuah brand sambal rumahan menghabiskan 3.000 botol per bulan. Lead time pemasok ternyata 14 hari dan permintaan bisa naik 20% saat promo. Dengan reorder point sekitar 1.400 botol (pemakaian 100 botol/hari x 14 hari) plus buffer 20%, tim bisa memesan sebelum stok kritis tanpa menimbun persediaan berbulan-bulan yang rawan rusak atau perubahan desain label.

Kelola supplier kemasan dengan kontrol kualitas dan komitmen layanan

Pemasok yang tepat bukan hanya bisa memproduksi, tetapi juga konsisten dan transparan saat ada kendala. Untuk menurunkan risiko putus stok, buat kesepakatan jelas soal spesifikasi, toleransi, dan langkah yang diambil bila ada keterlambatan atau cacat. Ini krusial untuk kemasan yang bersentuhan dengan makanan atau minuman karena menyangkut keamanan produk dan potensi komplain pelanggan.

Dokumentasikan spesifikasi minimum dalam lembar spesifikasi: material, ketebalan, ukuran, jenis sealing, jenis printing, dan standar warna bila perlu. Sertakan sampel referensi sebagai pembanding untuk batch berikutnya agar penilaian tidak berbasis asumsi. Jika belum punya kerangka audit, Anda bisa merujuk ke cara menilai kualitas dan kontrol saat memilih produsen kemasan agar inspeksi masuk gudang lebih terstruktur.

Selain kualitas, atur aspek layanan dengan kebiasaan yang mudah dijalankan tim kecil. Konfirmasi PO secara tertulis dengan tanggal produksi, tanggal siap kirim, dan PIC yang bertanggung jawab, lalu follow-up pada titik kritis seperti H-7 sebelum due date. Untuk item custom, minta proof dan sign-off sebelum produksi massal karena kesalahan warna atau ukuran sering berakhir pada pemborosan besar.

Jika volume mulai stabil, pertimbangkan dua strategi pengurangan risiko. Pertama, punya pemasok cadangan untuk item inti paling kritikal meski hanya untuk keadaan darurat. Kedua, sepakati substitusi yang diperbolehkan, misalnya dus dengan kekuatan setara atau warna label dalam toleransi brand, agar pesanan tidak berhenti saat satu komponen bermasalah.

Intinya, relasi kerja yang rapi menekan biaya lewat lebih sedikit rework, lebih sedikit pembelian mendadak, dan perencanaan produksi yang lebih akurat. Saat stok aman dan spesifikasi stabil, tim bisa fokus ke penjualan dan pengiriman, bukan menanggulangi masalah harian. Perbaikan kecil yang konsisten biasanya memberi dampak besar dalam satu sampai dua siklus pembelian.

Mulailah dari satu SKU kemasan paling kritical, lalu terapkan pola yang sama ke item lainnya.

Hubungi tim penjualan kami untuk opsi harga dan MOQ https://gpack.co.id